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Es ist seltsam, dass die Firma kein Formular vorschreibt. Ein einheitliches Formular vereinfacht nämlich die Arbeit der Buchhaltung.

Aber egal: Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, ein bestimmtes Formular zu benutzen. Das ist Sache der Firma. Allerdings gibt es Vorschriften über die Art des Abrechnens, hauptsächlich wegen des Steuerrechts. Sonst könnte man nämlich mit übertriebenen Reisekostenabrechnungen Lohnsteuern hinterziehen.

Egal wie man sie aufschreibt, die Abrechnung soll für jede einzelne Reise das Folgende enthalten:

• Abfahrtsort mit Adresse (eigene Wohnung, Verwandte, Urlaubsort, etc.)
• Datum und Uhrzeit der Abfahrt
• auswärtiger Arbeitsort mit Adresse
• Beginn der auswärtigen Arbeit (Datum, Uhrzeit)
• Ende der auswärtigen Arbeit (Datum, Uhrzeit)
• Rückkehrort mit Adresse (eigene Wohnung, Verwandte, Urlaubsort, etc.)
• Datum und Uhrzeit der Rückkehr

• Fahrtkosten:
  eigenes Auto: gefahrene Kilometer (wird mit Kilometerpauschale bezahlt)
  Mietwagen: tatsächliche Kosten (Miete+Benzin). Quittungen beilegen.
  Bahn/Flug/Schiff: Ticketpreise. Quittungen/Tickets/Kontoauszüge/etc. beilegen.
  Bus/Straßenbahn/U-Bahn: Tatsächliche Kosten. Anzahl der Fahrten und Ticketpreise angeben.
  Taxi: Tatsächliche Kosten. Quittungen beilegen.

• Hotel:
  entweder tatsächliche Kosten, dann Quittung beilegen.
  oder Pauschale, dazu die Buchhaltung fragen (die Pauschalen sind eher niedrig).
  Zeitraum angeben (Datum von-bis).
  Wichtig bei der Quittung: Man muss erkennen, ob der Preis ohne oder mit Frühstück ist. Preise für Minibar, Zimmerservice, Restaurant, Bar, Wellness etc. müssen abgezogen werden.

• Verpflegungsmehraufwand, Pauschalen pro Kalendertag:
  kompletter Tag (0 Uhr bis 24 Uhr): 24,- €
  Anreisetag und Abreisetag: je 12,- €
  eintägige Reise (ab 8 h): 12,- €
  Wichtig: kostenlose oder in anderen Kosten enthaltene Mahlzeiten müssen angegeben werden (z.B. Inclusiv-Frühstück im Hotel, Inclusiv-Mahlzeit im Flieger, freies Essen in der Firma, geschäftliche Einladung) und führen zu Kürzungen. (Private Einladungen interessieren hier nicht).

• Sonstiges:
  z.B. Parkgebühren, Mautgebühren,
  Telefon und Internet (soweit dienstlich genutzt),
  Eintrittsgelder (wenn dienstlich notwendig),
  Kosten wegen Beschädigungen/Diebstahl/Unfällen,
  aber nicht: Strafzettel etc.

Häufigster Fehler? Irgendwas vergessen.
Wann einreichen? So schnell wie möglich.
Wie lange dauert es? Hängt von der Firma ab.